Microsoft Excel Tips and Tricks: การเติมข้อมูลด้วยเซลล์ก่อนหน้า

การเติมช่องว่างด้วยเซลล์ก่อนหน้ามีประโยชน์มากกับท่านที่กำลังจะทำฐานข้อมูล เนื่องจากข้อมูลที่ได้มาอาจไม่อยู่ในรูปแบบฐานข้อมูลที่สมบูรณ์ อันได้แก่ข้อมูลที่ได้มาจากการดึง SAP, Oracle, Web หรือโปรแกรมอื่น ๆ ซึ่งได้จัดกลุ่มหรือดึงมาแบบมีเงื่อนไข ทำให้เกิดเซลล์ว่างอยู่ภายใต้หัวข้อ และเราจำเป็นต้องเติมช่องว่างด้วยหัวข้อดังกล่าว สามารถทำใน Excel ด้วยวิธีการตามด้านล่าง

สมมุติข้อมูล A1:A10 ดังนี้

A1: Apple
A3:
A4: Banana
A5:
A6: Coconut
A7:
A8:
A9: Orange
A10:

A. วิธีการเติมข้อมูลด้วยเซลล์ก่อนหน้า

1. เลือก A1:A10


2. เข้าเมนู Edit > Go to หรือกดแป้น F5


3. Special > Blanks > OK


4. คีย์ =a1 (หรือกดแป้น = แล้วกดแป้นลูกศร ↑) > CTRL+ENTER

B. การเปลี่ยนสูตรให้เป็นค่าคงที่

1. คลุม A1:A10


2. คลิกขวาข้อมูลที่คลุมไว้ > Copy


3. คลิกขวาข้อมูลที่คลุมอีกครั้ง > Paste Special


4. ภายในกลุ่ม Paste เลือก Values > OK

สูตรทั้งหลายจะเปลี่ยนเป็นค่าคงที่ตามต้องการ