Microsoft Excel Tips and Tricks: ประเภทข้อมูลใน Excel

สำหรับ Excel แล้ว สิ่งที่ผู้ใช้จำเป็นต้องทราบเกี่ยวกับประเภทข้อมูลใน  Excel คือ

1. Excel รองรับข้อมูลแบบใดบ้าง
2. การวางตำแหน่งภายในเซลล์ของข้อมูลแบบต่าง ๆ เป็นอย่างไร

Excel รองรับข้อมูลแบบใดบ้าง

ข้อมูลที่คีย์ลงใน Excel สามารถมีได้ 4 รูปแบบคือ

1. ข้อมูลประเภทตัวอักษร ได้แก่ตัวหนังสือ เช่น Santipong และตัวเลขที่คีย์เป็นรูปแบบของตัวหนังสือ เช่น 1-23453-6 เป็นต้น
2. ข้อมูลประเภทตัวเลข ได้แก่ตัวเลขต่าง ๆ รวมทั้ง วันที่และเวลา
3. ข้อมูลประเภทค่าตรรกะ เช่น True, False
4. ข้อมูลประเภทค่าผิดพลาด เช่น #N/A, #Ref!, #Div0/! เป็นต้น

การวางตำแหน่งภายในเซลล์ของข้อมูลแบบต่าง ๆ เป็นอย่างไร

หากเรายังไม่ทำการจัดรูปแบบใด ๆ การจัดวางตำแหน่งภายในเซลล์ของข้อมูลประเภทต่าง ๆ ตามข้างต้น จะเป็นดังตารางด้านล่าง

ประเภทข้อมูล	การวางตำแหน่งในเซลล์	ตัวอย่าง
ข้อมูลประเภทตัวอักษร	ชิดซ้ายเซลล์	Santipong
ข้อมูลประเภทตัวเลข	ชิดขวาเซลล์	1000
		30/11/2010
		6:59
ข้อมูลประเภทค่าตรรกะ	อยู่ตรงกลางเซลล์	True
ข้อมูลประเภทค่าผิดพลาด	อยู่ตรงกลางเซลล์	#Div/0!

การที่เราทราบว่าข้อมูลแต่ละประเภทวางตรงตำแหน่งใดของเซลล์มีความสำคัญมาก เนื่องมาจากว่าหากเรานำข้อมูลเหล่านี้ไปเข้าสูตรหรือฟังก์ชั่นการค้นหาต่าง ๆ เพื่อใช้ค้นหาข้อมูลจากแหล่งอื่น ๆ เราสามารถจะค้นหาข้อผิดพลาดได้ง่าย

ยกตัวอย่างเช่น เรานำข้อมูลที่เป็นตัวอักษรไปค้นหาข้อมูลด้วยฟังก์ชั่น Vlookup หรือ Match ที่มีรูปแบบเป็นตัวเลขจะได้ค่าผิดพลาด #N/A แสดงว่าหาไม่พบ เนื่องจากเป็นข้อมูลต่างประเภทกัน ปกติการค้นหาข้อมูลจะต้องใช้ข้อมูลแบบเดียวกันถึงจะสามารถค้นหากันได้

อีกประการหนึ่ง กรณีเราเห็นข้อมูลที่เป็นตัวเลขซึ่งต้องชิดขวาของเซลล์เสมอ แต่หากเมื่อไปชิดซ้ายเซลล์ทั้ง ๆ ที่เรายังไม่ได้ทำการจัดรูปแบบใด ๆ แล้ว เราสามารถทราบได้ทันทีว่าข้อมูลนี้ไม่ใช่ตัวเลข จะได้หาทางจัดการให้เป็นตัวเลขต่อไป

สิ่งสำคัญที่จะลืมไปเสียไม่ได้ในการเริ่มทำงานใด ๆ กับ Excel คือเรื่องการจัดรูปแบบต่าง ๆ ควรจะทำหลังสุด หลังจากได้มีการทำเรื่องอื่น ๆ เรียบร้อยแล้ว เพื่อจะได้ไม่เป็นประเด็นให้ต้องทำงานซ้ำ ๆ